Office-Manager/Teamassistenz (w/m/d) ab sofort 2025 gesucht.

Wir leisten als freier Träger die gemeindepsychiatrische Pflichtversorgung für psychisch erkrankte Erwachsene im Bezirk Berlin-Mitte/Tiergarten und sind seit über 45 Jahren für die Menschen vor Ort da. Mit einem Team von über 40 engagierten und professionellen Mitarbeitenden setzen wir uns täglich für die Belange von Menschen mit psychischen Beeinträchtigungen ein. Unser Angebot umfasst eine Tagesstätte, eine Kontakt- und Beratungsstelle sowie einen Wohnverbund.

In der vielseitigen und verantwortungsvollen Position als Office-Manager/Teamassistenz bist Du in unserer Geschäftsstelle ein zentraler Dreh- und Angelpunkt für unser Team und Gäste und koordinierst zahlreiche organisatorische Abläufe. Du sorgst mit deinem Einsatz für einen reibungslosen, strukturierten und herzlichen Ablauf im Büroalltag. Deine Position vereint klassische Office-Aufgaben mit administrativer Projektteamunterstützung. Sie erfordert ein hohes Maß an Organisation, Kommunikationsfähigkeit sowie eine strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise. Die Rolle ist zentral für den reibungslosen Ablauf im Büroalltag und die systematische Pflege interner Prozesse und Daten.

Das sind Deine Aufgaben:

[Front]Office-Management

• der Empfang und die Telefonzentrale unterliegen deiner Verantwortung
• Du bearbeitest die zentral eingehenden Postein- und Postausgänge
• Du betreust das Vertrags- und Versorgungsmanagement mit externen Dienstleistern
• Du bist für das Inventar- und Bestellwesen zuständig
• Du führst die Barkasse der Geschäftsstelle und prüfst die Kassen der anderen Bereiche

Teamassistenz

• die neuen Mitarbeitenden werden von dir willkommen geheißen und begleitet
• Du übernimmst administrative Zuarbeiten für alle Teams in unseren Bereichen
• Du bist federführend in der Organisation unserer internen Veranstaltungen und Ausflügen
• und koordinierst die Aufmerksamkeiten für die Mitarbeitenden (Geburtstag, Jubiläen)

Raummanagement

• Du bist für das Schlüsselmanagement verantwortlich
• und übernimmst die Kommunikation mit den Vermietern unserer gesamten Vereinsräume
• Du koordinierst anfallende und notwendigen Arbeiten und Aufträge mit unserem Handwerker

Das bringst Du mit:

·         eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise

·         Du hast Spaß an organisatorischen und administrativen Aufgaben

·         Du arbeitest sorgfältig und zuverlässig

·         Du überzeugst mit deinem Organisationtalent und Kommunikationsgeschick

·         ein hohes Maß an Eigeninitiative und Teamorientierung ist für dich selbstverständlich

·         du hast fundierte Berufserfahrungen und die Aufgaben sind Dir nicht neu

·         Du bist versiert im Umgang mit den MS Office-Programmen

·         Dein freundliches und professionelles Auftreten im Umgang mit Mitarbeitenden und Kunden sorgen für eine angenehme Atmosphäre in der Geschäftsstelle

Das bieten wir Dir:

• Eine unbefristete Anstellung
• Ein interessanter, sinnhafter und verantwortungsvoller Arbeitsbereich
• Ein engagiertes und kompetentes Team
• Eine offene und wertschätzende Teamkultur
• Vergütung auf dem Niveau des TV-L Berlin
• Jahresurlaub von 6 Wochen
• Monatlicher Arbeitgeberzuschuss für ÖPNV, Urban Sports oder Dienstbike
• Freiwillige Leistungen wie Urlaubsgeld oder Jahressonderzahlung
• Regelmäßige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Wenn du Dich angesprochen fühlst, sende uns Deine Bewerbungsunterlagen an:

kontakt@pim-berlin.de

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Bei Fragen wende dich gern an:

Psychosoziale Initiative Moabit e.V.

Elisabeth Scholz-Yildiz

Geschäftsstelle

Waldstr. 7

10551 Berlin

T: 030 395 2727